Dropbox، شریک مطمئن برای نگه داری و همگام سازی فایل ها در هرجا و هر زمان
به گزارش مجله فضای وب، گاهی تنها چیزی که میان ما و آرامش ذهنی فاصله می اندازد، ترس از گم شدن یک فایل مهم است. پروژه ای که هفته ها برایش زحمت کشیده ایم، عکس هایی که ثبت کننده خاطرات هستند، یا پوشه ای پر از اسناد کاری که هر لحظه ممکن است به آن ها احتیاج پیدا کنیم. ذخیره کردن این فایل ها فقط روی یک لپ تاپ یا هارد اکسترنال، همواره حس ناامنی به همراه دارد، چون خرابی سخت افزار یا یک اشتباه ساده می تواند همه چیز را از بین ببرد. اینجاست که Dropbox وارد عمل می گردد و نقش یک فضای ابری امن را به عهده می گیرد. سرویسی که اجازه می دهد فایل ها را در فضای آنلاین ذخیره کنیم، از هر دستگاهی به آن ها دسترسی داشته باشیم و با خیال راحت روی پروژه ها کار کنیم. Dropbox، هم برای کاربران عادی و هم برای تیم های حرفه ای طراحی شده و کوشش می نماید ذخیره سازی را به کاری ساده، بدون دردسر و قابل اعتماد تبدیل کند. به همین علت، بسیاری آن را نه فقط یک فضای ذخیره سازی، بلکه ابزاری برای نظم دادن به زندگی دیجیتال خود می دانند.
تاریخچه سرویس - احتیاجی که باعث شد این سرویس ایجاد گردد
ایده Dropbox از یک احتیاج بسیار ساده اما اساسی آغاز شد. بنیان گذاران این سرویس دریافتند که افراد هر روز فایل هایی را بین دستگاه های مختلف جابه جا می نمایند و مدام با مشکلاتی مانند فلش جا ماندن، خراب شدن فایل ها یا ارسال نسخه های اشتباه روبه رو هستند. در زمان شکل گیری Dropbox، بسیاری هنوز از ایمیل یا حافظه های فیزیکی برای انتقال فایل استفاده می کردند و این روش ها هیچ تضمینی برای هماهنگی نسخه ها و امنیت نداشت. بنابراین، هدف اولیه ایجاد سیستمی بود که فایل را یک بار ذخیره کند و آن را در همه دستگاه ها به روز نگه دارد. Dropbox با تکیه بر این ایده ساده و کاربردی توانست مفهوم فضای ابری برای همه را مطرح کند. این سرویس به مرور به ابزاری تبدیل شد که نه تنها مشکل جابه جایی فایل ها را حل می کرد، بلکه امکان پشتیبان گیری اتوماتیک و اشتراک آسان را هم فراهم آورد. همین شناخت دقیق از دغدغه کاربران باعث شد Dropbox از همان ابتدا جایگاه خاصی در دنیای فناوری پیدا کند و به سرعت به نامی شناخته شده تبدیل گردد.
سیر پیشرفت و تعداد کاربرها
رشد Dropbox تدریجی اما مداوم بوده است. این سرویس با معرفی قابلیت همگام سازی بی دردسر، توجه دانشجویان، کارمندان اداری، عکاسان و حتی شرکت های بزرگ را به خود جلب کرد. کاربران شخصی از آن برای نگه داشتن عکس ها، اسناد خانوادگی و فایل های شخصی استفاده می نمایند. تیم های کاری و شرکت ها هم Dropbox را به عنوان بستری برای همکاری، به اشتراک گذاری پروژه ها و نگه داری نسخه های آرشیوی انتخاب نموده اند. با اضافه شدن امکاناتی مثل کنترل دسترسی، تاریخچه تغییرات و ابزارهای اشتراکی، این سرویس توانست خود را به ابزار حرفه ای تری تبدیل کند. توسعه حضور در سیستم عامل های مختلف نیز باعث شد کاربران تنها به یک دستگاه محدود نباشند. همین انعطاف، Dropbox را به گزینه ای محبوب میان کسانی تبدیل نموده که هم به نظم اهمیت می دهند و هم احتیاج دارند همواره فایل های خود را همراه داشته باشند. در نتیجه، جامعه کاربران آن طی سال ها تنوع بیشتری پیدا کرد و از طیف ساده کاربران خانگی تا تیم های بزرگ سازمانی را شامل شد.
کاربرد دقیق دراپ باکس
Dropbox در ظاهر یک فضای ذخیره سازی است، اما در عمل فراتر از یک انبار فایل عمل می نماید. کاربر می تواند هر نوع داده ای مانند اسناد متنی، عکس ها، ویدئوها یا پوشه های پروژه را در آن ذخیره کند. این فایل ها به صورت اتوماتیک همگام سازی می شوند تا در رایانه شخصی، موبایل یا تبلت همواره آخرین نسخه موجود باشد. یکی دیگر از کاربردهای مهم Dropbox، اشتراک گذاری کنترل شده فایل هاست. کافی است لینکی برای دیگران ارسال گردد تا بدون احتیاج به داشتن حساب کاربری، به فایل دسترسی پیدا نمایند. برای کار تیمی نیز می توان پوشه های مشترک ساخت تا اعضا روی یک پروژه کار نمایند. Dropbox نقش پشتیبان گیر قابل اعتماد را هم ایفا می نماید و نسخه های قبلی فایل ها را برای مدتی نگه می دارد تا در صورت حذف یا ویرایش اشتباه، امکان بازگردانی وجود داشته باشد. مجموع این قابلیت ها باعث می گردد سرویس نه تنها برای نگهداشتن فایل، بلکه برای مدیریت کارهای روزمره دیجیتال به ابزاری کاربردی تبدیل گردد.
شیوه استفاده از دراپ باکس
کار با Dropbox ساده طراحی شده تا حتی کاربرانی که با فناوری چندان راحت نیستند، احساس پیچیدگی ننمایند. ابتدا یک حساب کاربری ساخته می گردد و سپس کاربر می تواند به وسیله وب سایت یا اپلیکیشن، پوشه ها و فایل های خود را آپلود کند. پس از نصب نرم افزار دسکتاپ، یک پوشه اختصاصی روی سیستم ایجاد می گردد که هر چیزی داخل آن قرار گیرد به صورت اتوماتیک به فضای ابری منتقل خواهد شد. کاربران در گوشی هوشمند نیز همان فایل ها را مشاهده می نمایند و می توانند آن ها را دانلود، ویرایش یا به اشتراک بگذارند. ایجاد لینک اشتراکی، مشخص سطح دسترسی و مشاهده تاریخچه تغییرات همه از داخل محیط کاربری انجام می گردد. هماهنگی این بخش ها موجب می گردد کاربر احساس کند با یک سیستم یکپارچه طرف است. حتی اگر دستگاه تازهی خریداری گردد، کافی است وارد حساب خود گردد تا همه فایل ها دوباره در دسترس باشند. به همین علت، فرآیند استفاده بیشتر به یک عادت روزمره شبیه می گردد تا یک کار فنی پیچیده.
رابط کاربری دراپ باکس
رابط کاربری Dropbox با تمرکز بر سادگی طراحی شده است. صفحه اصلی مرتب و خوانا است و بخش های مختلف مانند فایل ها، پوشه های اشتراکی و تنظیمات به روشنی تفکیک شده اند. کاربر به راحتی می تواند فایل را کشیده و رها کند تا آپلود انجام گردد و نوارهای پیشرفت، شرایط عملیات را شفاف نمایش می دهند. در نسخه موبایل نیز کوشش شده تجربه ای مشابه فراهم گردد تا تغییر میان دستگاه ها باعث سردرگمی نگردد. ساختار منوها، کاربر را قدم به قدم راهنمایی می نماید و حتی امکانات پیشرفته هم با توضیحات قابل فهم ارائه می شوند. این سادگی به خصوص برای کسانی که برای اولین بار از فضای ابری استفاده می نمایند اهمیت فراوان دارد. وجود بخش جست وجوی داخلی، فیلترها و برچسب ها یاری می نماید فایل ها سریع تر پیدا شوند. بنابراین رابط کاربری Dropbox فقط زیبا نیست، بلکه نقش راهنما را نیز بازی می نماید و اجازه می دهد تمرکز کاربر روی خود محتوا باشد، نه درگیری با تنظیمات پیچیده.
درباره نسخه های رایگان و پولی
Dropbox هم نسخه رایگان دارد و هم طرح های اشتراکی. نسخه رایگان فضای محدودی ارائه می دهد که برای نگه داری اسناد روزمره، چند پوشه شخصی یا بکاپ های سبک معمولا کافی است. با این حال، کاربرانی که فایل های تصویری بزرگ، ویدئو یا پروژه های سنگین دارند خیلی زود به سقف ظرفیت می رسند. طرح های پولی فضای بسیار بیشتری می دهند و امکاناتی مانند بازیابی طولانی تر، اشتراک پیشرفته، کنترل دسترسی و ابزارهای مخصوص تیم ها را اضافه می نمایند. برای کاربر معمولی که فقط می خواهد چند فایل مهم را امن نگه دارد، نسخه رایگان می تواند جوابگو باشد. اما کسب وکارها، تولیدنمایندگان محتوا، عکاسان و کسانی که به پشتیبان گیری گسترده احتیاج دارند، بهتر است اشتراک تهیه نمایند. در بسیاری از موارد، هزینه ای که پرداخت می گردد نسبت به ارزش امنیت داده ها و سهولت همکاری، منطقی به نظر می رسد.
مقایسه دراپ باکس با سرویس های مشابه و قدیمی
Dropbox از همان ابتدا با ایده همگام سازی ساده مشهور شد و این ویژگی هنوز هم نقطه تمایز آن است. در کنار این سرویس، ابزارهایی مانند Google Drive یا OneDrive نیز وجود دارند که بیشتر در دل زیست بوم های خودشان تعریف می شوند. مثلا سرویس هایی که به طور طبیعی با ایمیل، ویرایشگر آنلاین یا سیستم عامل خاصی گره خورده اند و برای کسانی که کاملا در همان محیط کار می نمایند گزینه ای مناسب محسوب می شوند. با این حال، Dropbox بیشتر کوشش نموده مستقل باقی بماند و روی سرعت همگام سازی، پایداری و تجربه ساده تمرکز کند.
از نظر قابلیت همکاری تیمی، Dropbox ابزارهای متنوعی برای اشتراک گذاری امن و ثبت تغییرات ارائه می دهد و در کنار آن امکان کار با اپلیکیشن های بیرونی را هم فراهم می نماید. نقطه ضعف احتمالی، حجم محدود نسخه رایگان و هزینه اشتراک برای کسانی است که به فضای زیادی احتیاج دارند. در مقابل، بعضی رقبای آن فضای بیشتری می دهند اما ممکن است پیچیدگی بیشتری نیز ایجاد نمایند. در نهایت، انتخاب میان این سرویس ها به احتیاج کاربر بستگی دارد. اگر کسی در پی سرعت، سادگی و یک فضای ابری کم دردسر باشد، Dropbox انتخابی منطقی است. اگر هم یکپارچگی کامل با ابزارهای خاص اداری یا آموزشی اهمیت بیشتری داشته باشد، شاید گزینه های دیگر مجذوب کننده تر به نظر برسند.
خلاصه
Dropbox سرویسی است که فایل ها را در فضای ابری ذخیره می نماید، میان دستگاه ها هماهنگ نگه می دارد و اشتراک گذاری را آسان می نماید. طراحی ساده، پشتیبان گیری اتوماتیک و امکان همکاری گروهی باعث شده کاربران شخصی و حرفه ای به آن اعتماد نمایند. نسخه رایگان برای احتیاجهای سبک کافی است اما کسانی که پروژه های بزرگ دارند، با خرید اشتراک امکانات کاربردی تری به دست می آورند. ترکیب امنیت، سرعت و انعطاف پذیری، این سرویس را به یکی از گزینه های محبوب ذخیره سازی آنلاین تبدیل نموده است.
سوالات رایج
آیا Dropbox برای نگه داری طولانی مدت فایل ها امن است؟
این سرویس داده ها را رمزگذاری می نماید و روی سرورهای متعدد نگه می دارد تا خطر از دست رفتن اطلاعات کاهش پیدا کند. با این حال، فعال کردن احراز هویت دو مرحله ای و انتخاب رمز قوی همواره توصیه می گردد.
آیا بدون اینترنت می توان به فایل ها دسترسی داشت؟
در نسخه دسکتاپ می توان بعضی پوشه ها را برای استفاده آفلاین علامت گذاری کرد. بعد از اتصال مجدد، تغییرات به طور اتوماتیک همگام سازی می شوند و نسخه ها به روز می مانند.
برای کار تیمی چه امکاناتی دارد؟
می توان پوشه های مشترک ساخت، دسترسی اعضا را مشخص کرد و تغییرات هر فرد را مشاهده نمود. این ویژگی ها یاری می نمایند پروژه ها نظم داشته باشند و نسخه های اشتباه کمتر ایجاد گردد.
اگر اشتراک را لغو کنم چه می گردد؟
فایل ها حذف نمی شوند اما فضای قابل استفاده کاهش می یابد و ممکن است نتوانید فایل های تازه اضافه کنید. بعضی امکانات پیشرفته نیز غیرفعال خواهند شد.
نسخه رایگان برای چه کسانی مناسب است؟
کاربرانی که بیشتر با اسناد متنی و فایل های سبک سر و کار دارند معمولا با فضای رایگان به مشکل برنمی خورند. اما تولیدنمایندگان محتوا، تیم های کاری و افرادی که ویدئو یا آرشیو تصویری دارند بهتر است به سراغ طرح های پولی بروند.
دکتر علیرضا مجیدی
پزشک، نویسنده و بنیان گذار وبلاگ خبرنگاران
دکتر علیرضا مجیدی، نویسنده و بنیان گذار وبلاگ خبرنگاران .
با بیش از 20 سال نویسندگی ترکیبی مستمر در زمینهٔ پزشکی، فناوری، سینما، کتاب و فرهنگ.
باشد که با هم متفاوت بیاندیشیم!
دربارهٔ علیرضا مجیدی در خبرنگاران